前言:企業組織變革,絕非只是重新畫一份組織圖,把人各放進去每個格子就大功告成;舉凡員工能力培養、組織新定位溝通、到獎酬制度重新設計都不可少。

Change management (sometimes abbreviated as CM) is a collective term for all approaches to prepare and support individuals, teams, and organizations in making organizational change.

The most common change drivers include: technological evolution, process reviews, crisis, and consumer habit changes; pressure from new business entrants, acquisitions, mergers, and organizational restructuring

 

【案例】

大光企業是一家擁有 30 年歷史的企業,在當前微利、甚至被戲稱為「奈米利」的時代,如何讓員工擺脫「吃大鍋飯」心態,是近年大光企業一直思考的問題。最近,總經理決定將過去以「功能別」為主的組織架構,轉變為各負盈虧「利潤中心制」,並希望人資部門從人員心態調整、組織架構設計、薪資獎金設計等層面,提供具體建議。

【專家對策】

為了因應經濟變局,許多企業改變組織架構,從專業導向轉為客戶導向,從以往的「功能別」改為「客戶別」。例如,銀行根據服務的對象劃分為企業金融、個人金融部門;英特爾(Intel)也從按照以往的產品別劃分,改為按照通訊、政府或銀行等產業別劃分。

但是企業組織變革的困難點往往在於,高階主管以為只要更改了組織名稱,重新畫過組織圖把人擺進去,組織改造就大功告成;或者在新的組織架構裡,仍有部份職缺空缺沒補滿,這些是企業改造時經常出現的狀況,事實上,很容易導致組織變革預期效益大打折扣。

 

讓員工明瞭組織新定位

高階主管以為只要把人擺進去,他就會具備新的能力,並期望員工在很短的時間內達成目標。但是當企業從功能導向轉為客戶導向,原本以產品為主要工作內容的員工,在改組後需要提供給客戶的服務可能更多,除非員工已經歷練過,否則缺乏相關經驗,卻沒有提供足夠時間養成新職務的能力,改組只是形式上,在實質上的效益可能有限。

當組織定位改變,組織目標也會有所不同。功能導向的組織目標,可能是在最短時間內做出最高規格的產品,但轉變為客戶導向後,就必須了解客戶未來兩三年內對產品的需求。部門主管一定要釐清部門定位,然後向上跟老闆確認,向下跟員工溝通,否則員工不清楚未來方向,大部份同仁還是會做以前的事情。

當部門方向不清楚的時候,員工往往採取靜觀其變的態度,使得戰力發揮不出來,因此當新的組織架構確定以後,在發布前必須做好配套措施。例如,原來 5 個部門變成 3 個部門後,新的作業流程是什麼?新工作職責是什麼?績效目標有什麼不一樣?讓員工有個明確方向,他們應該就不會再做和以前一樣的事情。

同樣的,有了新架構、但部門主管懸而未決的話,員工也不會改變習慣及行為。因為員工總是希望等到確定誰是老闆以後才動作。本地公司經常出現代理主管的作法,該作法可能忽略了長時間代理制度對組織所造成的重大影響,造成代理主管心理的不平衡,表示不信任他的能力,往往「只代而不理」;員工也會想:「只是代理,到底要不要聽?」造成員工持保留的態度,這對整體組織戰力絕對有很大影響。

 

第一層主管,左右組織改造成敗

還有一個狀況是,新任主管上任以後,立刻否定所有以前的政策,而不是去想前任主管有什麼策略性原因,為什麼要推這個專案?新的定位和原來產品有沒有差異?「新官上任三把火」,把以前的一切措施都燒得精光,員工很容易感到挫敗,嚴重影響組織競爭力,尤其是在研發單位。

新的組織架構不管怎麼改變,一定要跟營運方向掛勾,不要為了改變而改變。不管大改或微幅調整,對員工都會產生影響,只是影響的範圍不一樣而已,因此高階主管在組織變革時,不只要跟員工溝通新的組織架構,還要溝通策略和彼此關係。

最好的作法是,在確定組織變革後的營運方向時,第一層主管(副總經理層級)布局已有定案,接下來再由人資部門針對組織變革的緣由進行溝通,由上而下從高階主管、中階主管再到一般員工,如果有專案辦公室,就由專案辦公室去安排溝通會議。人資必須協助部門主管做好職務釐清,新組織架構的成敗繫於第一層主管的績效目標與職責是否明確,只要公司策略明確,部門的績效目標就容易確立。

 

來源:共好管理顧問公司|GUNGHO & CONSULTANT

共好管理顧問

共好管理顧問

自 1999 年發展於華人地區,累計諮詢企業超過 4000 家,學員超過 100 萬,橫跨十大產業領域。作為管理顧問業的先行者,運用清晰的實務經驗與西方的科學工具,影響無數卓越的企業家。

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